ЭДО (электронный документооборот): Подробный обзор системы

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
  • Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
  • Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
  • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, — предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами — удовлетворяющее любой специфике).

Технические возможности современных систем электронного документооборота

В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

  • регистрация и ввод документов;
  • работа с документами;
  • управление потоками работ (Workflow) и контроль;
  • поиск и анализ информации;
  • информационная безопасность;
  • поддержка бумажного документооборота;
  • стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

  • «+» — возможность реализована;
  • «+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
  • «−» — возможность не реализована.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Таблица 2. Регистрация и ввод документов

Таблица 3. Работа с документами

Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Обзор систем электронного документооборота

В выборе системы электронного документооборота современные компании руководствуются общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения. К целям внедрения СЭД можно отнести улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение числа потерянных документов; сокращение времени согласования; уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами.

Есть ряд ключевых требований к функциям СЭД (ECM). От соответствия системы этим требованиям зависит дальнейший успех оптимизации документооборота компании. Процессы согласования документов и назначение задач выполняются быстрее, когда переведены из «бумажного» в электронный вид, также сокращается время на обработку документов и поручений, и появляется возможность отслеживать ход работы с документом. При работе с системой исполнители оповещаются о новых документах автоматически, а сроки их обработки находятся под контролем. Для быстрого доступа к документам, легкого поиска и сохранности документов организуется электронное хранилище.

Важно, чтобы права доступа к защищенным данным были разграничены. Значительно сокращает время работы и автоматическое заполнение разделов типовых документов по существующим справочным данным. Руководителю важно иметь удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводную отчетность. Для поддержания информативности в работе компании СЭД должна легко интегрироваться с существующей почтовой системой и с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью.

Также все больше организаций обращают внимание на возможность удаленной работы в системе. К важным критериям оценки системы относятся возможность формирования отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.; быстрое внедрение системы; стоимость установки и поддержки системы; простота развития системы; возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.

Это интересно:  Новый год 2020 в Стамбуле

И дополнительные требования:

  • наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
  • преднастроенный модуль управления договорами;
  • планшетная версия;
  • мобильные клиенты.

Сравнение

Рассмотрим, как реализуются эти функции в системах Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow и 1С: Документооборот 8. Все эти системы объединяет общая концепция, основанная на сочетании классической СЭД и средств управления бизнес-процессами. Объединяя преимущества электронного документооборота и BPM-систем, компании получают развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности.

Функциональность и возможности интеграции

Directum

К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ — стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA CRM+ — реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.

К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).

Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на карточку документа.

Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у пользователя под рукой.

Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически сохраняется после сканирования.

Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.

Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям отдельного предприятия и его организационной структуры.

Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.

Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для моментального распознавания в системе.

У всех рассматриваемых в обзоре систем есть свое мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер или мобильное устройство. Это позволяет топ-менеджерам принимать участие в оперативной деятельности компании из любой точки, где есть интернет. Клиенты для мобильных устройств совместимы со всеми мобильными ОС.

Optima WorkFlow

К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.

Недостатки: копировать ссылки на объекты нельзя. Нет возможности создавать пользовательские папки.

1С: Документооборот 8

Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно расширять при помощи плагинов. При обработке маршрутов документов можно прикреплять файлы и впоследствии изменять их. Есть регистрация Проводника Windows.

Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, web).

Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open Office. Не поддерживается работа с документацией СМК. Также нет возможности вести личные папки пользователя.

Интерфейсы

Directum

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

Рис. 1. Интерфейс системы Directum

Docsvision

В Docsvision применяются преднастроенные темы, лента команд настраивается. Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева. Ссылки можно комментировать. Есть возможность проектирования карточек задания. Панель инструментов настраивается. Работает полнотекстовый поиск из единой строки, есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм тоже настраивается.

При этом недостатки системы заключаются в отсутствии возможности автоматического вложения документа в задание. Процессы не прозрачны, напоминания работают только при включенном MS Outlook.

Рис. 2. Интерфейс системы Docsvision

Внешне интерфейс ELMA ECM+ представляет собой стандартное файловое хранилище, пользователь без опыта работы с такими системами вполне может сориентироваться самостоятельно.

Регистрация документов реализуется в специальном мастере в несколько последовательных шагов. При вводе в систему нужно лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронную версию, система автоматически генерирует карточку документа со всеми данными по нему.

Вся информация по организации содержится во внутреннем портале. Все необходимые для работы инструменты находятся в одном месте: архив документов, задачи, календарь, лента сообщений, отчеты, веб-документы.

Операции могут быть упрощены или расширены в ходе настройки.

Рис. 3. Интерфейс ELMA

Optima WorkFlow

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами – работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Рис. 4. Интерфейс Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Интерфейс настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей. Есть средства проектирования РКК (дизайнер), возможность расширения и настройки РКК, при этом можно использовать сложные элементы – таблицы, структуры.

Недостатки: нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы.

Рис. 5. Интерфейс 1С: Документооборот 8

Функции поиска

Directum

К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.

Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.

Docsvision

В Docsvision поддерживается создание сложных поисковых запросов с помощью XML, а также распределение прав доступа к поискам.

Недостаток – медленное действие панели просмотра.

В ELMA ECM+ документы собираются в единый электронный архив. Поиск документов осуществляется быстро и удобно не только по названиям, но и по реквизитам карточки документа или РК. Результаты поиска отображаются только при наличии прав доступа к документам. Параметры поиска сохраняются в формате фильтра, в будущем можно быстро искать документы по сохраненным параметрам.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Optima WorkFlow

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

1С: Документооборот 8

Осуществляется атрибутивный поиск по реквизитам документа. Можно создавать шаблоны поиска, их хранение является иерархическим и классифицируемым. По результатам поиска производится построение отчетов.

В одном запросе нельзя осуществлять различные виды поиска. Нет настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации.

Административные настройки

Directum

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Рис. 6. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Docsvision

Docsvision поддерживает ведение ОШС сразу нескольких компаний. Есть функции замещения (постоянный или временный заместитель). Работает фильтр по подстроке. Недостатки отчасти дублируют свойства Directum: не наглядное отображение ОШС, нет сортировки элементов в заданном порядке, нельзя вести историю справочника, создавать типизированные справочники, создавать иерархические справочники, нет встроенного справочника «Номенклатура дел». Низкое быстродействие работы конструктора.

Рис. 7. Справочник сотрудников в системе Docsvision

Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.

Рис. 8. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководителю. Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.

Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.

Рис. 9. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.

Optima WorkFlow

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

Рис. 10. Внесение нового сотрудника в оргструктуру в Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Рабочий стол пользователя настраивается в соответствии с его ролью. Обеспечивается быстрый доступ к данным о сотрудниках, списку телефонов, рекомендациям по составлению корреспонденции и др. Для руководителя отдела можно настроить панель полнотекстового поиска документации любого назначения, руководителю предоставляется панель быстрого доступа к отчетам. Информация распределяется согласно правам доступа. Организационная структура организации и роли исполнителей могут использоваться для выбора исполнителей бизнес-процессов.

Подсистема «Задачи и процессы сотрудников» содержит средства создания и управления бизнес-процессами, а также настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены/замещения сотрудников.

Это интересно:  О лишении родительских прав отца ребенка: основания, порядок, статья 69 СК РФ

Моделирование бизнес-процессов

Directum

В системе реализуются удобные функции моделирования. Отладка маршрутной схемы реализуется пошагово. В платформу встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Возможно создание собственных функций и скриптовых сценариев с использованием собственного API. Редактор отчетов реализуется на языке IS-Builder. Минус: количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 11. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Docsvision

Система обладает удобными функциями моделирования и проектирования маршрутной схемы без использования программных средств. Можно разрабатывать собственные функции. Доступно создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting.

Недостаток: приходится заменять группу простых блоков на один блок скриптового сценария для оптимизации.

Рис. 12. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе «Дизайнер ELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов — BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы.

Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии.

Рис. 13. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

Optima WorkFlow

В системе есть дизайнер моделей бизнес-процессов, применяются скриптовые сценарии.

Рис. 14. Моделирование бизнес-процессов в Optima WorkFlow

Настройка свойств блока проста. Осуществляется создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций и блоков, выгрузка объектов в обменный формат. Инструментальные средства – Crystal Reports 11.0.

Есть возможность настройки внешнего вида приложения, настройки описи документов (видимость и порядок колонок, сортировка), настройки извещений.

Механизмы моделирования неудобные, функции настройки бизнес-логики минимальны, возникает необходимость написания скриптовых сценариев обработки документов, нет дизайнера жизненных циклов документов.

1С: Документооборот 8

В системе создаются типовые маршруты движения документов, есть поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов. Также имеется дизайнер отчетных форм.

Рис. 15. Блок-схема бизнес-процесса в 1С: Документооборот 8

Безопасность данных и действий

Directum

Защита данных в системе осуществляется с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Можно создавать группы и роли пользователей. Есть дискретная и ролевая модель управления доступом, также есть возможность выдавать полномочия и привилегии. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, РК, файла и справочника. Можно настроить передачу прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

Недостатки системы: нет распределения прав доступа к настроенным поискам, нет настроенных поисков в веб-клиенте, нельзя создавать сложные поисковые запросы.

Быстродействие панелей просмотра достаточно низкое.

Docsvision

Преимущества системы в плане безопасности данных можно выделить следующие: наличие мандатного управления доступом, разграничение прав доступа на всех уровнях; настройка передачи прав. Применение шифрования и ЭЦП.

Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:

  1. Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с компьютера или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.
  2. Вход по Токену. Токен — устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить целую связку ключей.
  3. Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.

Также авторизация в ELMA может происходить по технологии Single Sign On (SSO) — для входа в систему нужны имя и пароль, с которыми пользователь вошел в ОС Windows.

Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.

В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами — роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.

Optima WorkFlow

Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка относительных прав доступа по оргштатной структуре организации, применение ЭЦП.

К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует предпросмотр файлов.

1С: Документооборот 8

Имеются программные средства контроля целостности документов, поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью, степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения.

Нет разграничения прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств резервного копирования и восстановления данных.

Заключение

Компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной и той же проблемой – им предстоит долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Для оптимизации работы всей компании важно встроить процессы документооборота в основные — сквозные процессы, и чем раньше произойдет такое объединение, тем лучше. Однако это трудоемкое мероприятие требует времени, опыта и постоянной коммуникации всех сотрудников, чья работа связана с документами. В той или иной мере системы, используя свои функции, позволяют ускорить этот процесс. Если подвести итоги и оценить результаты, то больше всего ключевым требованиям соответствуют ELMA ECM+, 1С: Документооборот 8 и Directum.

© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2018

1.2. Обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России

В настоящее время все чаще предприятия и организации России для улучшения обеспечения жизненного цикла документов и организации работы с ними используют системы электронного документооборота. Данный программный продукт разрабатывается и поставляется как зарубежными, так и российскими компаниями.

По мнению экспертов Петербургской компании DSS Consulting, которая много лет занимается маркетинговыми исследованиями российского IT-рынка, около 60% российского рынка в 2012 году контролировали пять компаний: EMC (Documentum), «1С» (1С: Документооборот), Directum (DIRECTUM), Cognitive Technologies (ЕВФРАТ) и Microsoft (DocsVision). Тогда как, согласно данным совместного исследования, проведенного IDC Россия и компанией Логика бизнеса, лидерами в данной отрасли деятельностями являются следующие системы: IBM Notes/Domino (более 25%), Microsoft Sharepoint (около 17%), 1С: Документооборот (порядка 14%), Directum (12%) 27 .

На основание данной оценки, предоставляем обзор кратких характеристик наиболее популярных СЭД, представленных в России.

Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8», созданная компанией «1С», предназначена для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными документами, является новым решением для автоматизации оборота документов и взаимодействия работников предприятия. С помощью данного программного обеспечения можно осуществить автоматизацию всех этапов документов предприятия, независимо от типа документооборота – бумажного или электронного. Кроме того данный программный продукт позволяет работать с любыми типами документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио- и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами проектировочных программ, на любом предприятии, независимо от его отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом государственном предприятии.

Обновленная платформа предоставляет клиентам новые возможности, благодаря соединению учета ресурсов и координации движения документов.

Имеющиеся функциональные возможности вводят разнообразные технологии обработки документов, независимость от применяемой системы управления базами данных, доказывают, что данная версия стоит на одну ступень выше по сравнению с предшествующими версиями.

Программа позволяет использовать разнообразные способы обработки документов с разграничением прав доступа к ним, применяя новейшие методики управления документооборотом, в том числе сложившиеся в России.

С помощью программы «1С Документооборот» можно: осуществлять работу с помощью веб-браузеров, уменьшить время, необходимое на поиск нужной информации, а также общее время коллективного ведения документооборота. Кроме того, возможно улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами, обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом, наладить работу пользователей с документами 28 .

Система документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы», – это комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение электронного документооборота в организации.

Программа «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами, оптимизируя бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба 29 .

СЭД «ДЕЛО» решает, следующие задачи:

– регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями;

– поддержка электронной подписи;

– сортировка документов по реестрам;

– обеспечение работы с партионной почтой (штрих-код);

– создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;

– контроль исполнения поручений;

– создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

– настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;

– обеспечение доступа ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

– перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

– подписание файлов и реквизитов документов ЭЦП, а так же ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

Легкость установки и настройки системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.

Комплексное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству 30 .

Система электронного документооборота «БОСС-Референт» была представлена на рынке в 1996 году группой компаний «АйТи». В 2011 году произведено последние обновление этого продукта, веден новый интерфейс с приложениями для iPad, которое востребовано руководителями компаний и организаций.

Преимущества СЭД «БОСС-Референт» состоят в наличие технологичной архитектуры, которую поддерживает платформа IBM Lotus, а так же опытность сотрудников фирмы.

Следует отметить и другие преимущества данной системы электронного документооборота.

– Полная автоматизация процессов обработки документов;

– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

– Работа с системой через Lotus и через web;

– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;

– Возможность наращивать масштаб системы при расширение функционала.

Работа СЭД «БОСС-Референт» в органах федеральной и региональной власти улучшает качество оказания государственных услуг, повышает исполнительскую дисциплину, благодаря управляемости бизнес-процессов, делает деятельность государственных структур более открытой, создавая платформу для комплексной информационной системы типа «электронного правительства». Кроме того, происходит уменьшение расходов для обеспечения деятельности органов власти.

Тогда как работа больших холдингов с распределенной архитектурой управления или мелких организации делается более управляемой, ввиду возможности быстро реагировать на изменения рынка. Данное обстоятельство повышает конкурентоспособность фирмы на рынке 31 .

Система «ЕВФРАТ» разработана для автоматизации процессов управления бизнеса, а так же улучшения эффективности документооборота в компаниях всех типов и размеров. Система оптимизирует работу как небольшой локальной организации, например канцелярии, отдела, департамента, так и работу больших холдингов с разветвленной схемой документопотоков. При этом «ЕВФРАТ» не навязывает свои решения, он подстраивается под требования локально-нормативных актов.

После ввода системы электронного документооборота «ЕВФРАТ» появляется воспользоваться следующими преимуществами автоматизации документооборота и бизнес-процессов:

– Полная автоматизация процессов обработки документов;

– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

– Работа с приложениями СУБД (MS Office, MS SQL, Oracle, MySQL, «1С: Бухгалтерия»);

– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

– Работа с документом в графическом редакторе без программирования независимо от вида материального носителя;

– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях по протоколу https;

Это интересно:  Нужно Ли Пенсионерам Платить Транспортный Налог

– Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала.

– Оптимизация бизнес-процессов компании происходит за счет внедрения технологий WorkFlow и BPM 32 .

«DIRECTUM» относиться к корпоративному контенту рынка СЭД.

Предметно-ориентированная платформа, разработанная специалистами компании, стала основой для архитектуры системы электронного документооборота. Инструмент разработки IS-Builder открывает большие возможности для адаптации продукта согласно потребностям клиента. Преимущества данной СЭД:

– Настройка документооборота предприятия под выбранную задачу;

– Удобный и понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое освоение порядка работы;

– Работа с системой через мобильные устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

– Создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности;

– Полная автоматизация процессов обработки документов;

– Возможность изменения системы под бизнес процессы организации силами специалистов заказчика;

– Возможность поддерживать единую структуру в территориально распределенных предприятиях;

– Возможность наращивать масштаб системы при расширении функционала, под его бизнес-процессы и задачи силами IТ-специалистов заказчика, без привлечения вендора

– Контроль исполнения поручений;

– В основу положен обычный Windows-интерфейс настольного клиента. http://www.directum.ru/

Набор компонентов, модулей и решений сделают возможным выбрать оптимальный состав системы для решения прикладных задач бизнеса 33 .

Компания EMC является одним из старейших игроков российского рынка корпоративных систем электронного документооборота. Если раньше клиентами данной компании были крупные холдинги и государственные структуры, то сегодня разработаны программные продукты и для мелких компаний.

EMC «Documentum» — это «конструктор», из которого можно собрать оптимальную систему для эффективной работы бизнеса. Собирается необходимый функционал для решения широкого круга бизнес — задач предприятий. Система показывает прекрасные результаты при работе в распределенной структуре предприятия. Кроме того, осуществляет синхронизацию информации, а также централизованное администрирование.

Решения, построенные на промышленной платформе EMC «Documentum», обеспечивают:

– масштабируемость (например, хранение миллиардов объектов и сотен терабайт данных);

– широкий спектр сервисов для решения текущих и будущих задач (создание различных электронных архивов, библиотек, порталов и т.д.);

– безопасность: защищенное хранилище, защищенное соединение, использование сертифицированной электронной цифровой подписи.

– надежность: архитектура обеспечит непрерывность бизнес-процессов, что позволит ликвидировать любые остановки работы системы, независимо от их причин 34 .

Компания «DocsVision» отделилась от компании «Digital Design». в 2005 году, продолжив заниматься производством программных продуктов. В 2007 году Microsoft обновила линейку своей продукции, выпустив приложения, поддерживающие спецификацию Windows Workflow Foundation. Чтобы соответствовать основным требованиям международного стандарта в области качества ISO 9001, было принято решение о переводе системы электронного документооборота на новую платформу, что позволило уменьшить затраты на содержание базового слоя управления процессами, а так же представило возможность безболезненно интегрировать данную систему с приложениями других разработчиков. Новшества сделали систему «DocsVision» более масштабируемой, давая возможность создавать решения как для корпораций, так и для малого бизнеса.

«Нижним» слоем архитектуры данной СЭД стали готовые решения от Microsoft, что дает возможность интегрировать данную систему в системы клиента, а так же использовать в своих разработках сторонние технологии.

Ввод системы электронного документооборота «DocsVision» дает следующие преимущества:

– помогает автоматизировать управленческую деятельность на всех ее этапах;

– делает прозрачным исполнение заданий и движение документов;

– обеспечивает топ-менеджера мобильным рабочим местом;

– автоматизирует проведение протоколов совещаний и планерок;

– автоматизирует регламент обработки обращений граждан, согласно действующему законодательству РФ 35 .

Таким образом, сделанный выше анализ позволяет прийти к выводу, что в настоящее время на отечественном рынке представлены системы электронного документооборота, произведенные ведущими фирмами. Они успешно конкурируют между собой, так как каждая СЭД обладает соответствующим набором качеств, делающих ту или иную систему удобной в конкретной ситуации. Но потребителю перед лицом такого разнообразия СЭД на рынке приходится делать для себя сложный выбор.

Как внедрить электронный документооборот на предприятии? Обзор основных систем

Электронный документооборот (ЭДО) – это система процессов по обработке документов в электронном виде. Она позволяет сократить затраты предприятия на бумагу и расходные материалы, упорядочить и ускорить движение документации, исключить их потерю. Процесс внедрения состоит из нескольких этапов, включающих покупку программного обеспечения, обучение персонала и наладку работы программы. На рынке предложены как платные, так и бесплатные СЭД.

Появление доступного высокоскоростного интернета послужило толчком для начала разработок первых систем электронного документооборота (СЭД). Изначально их целью была частичная автоматизация работы с документацией. Доказав свою эффективность, электронный документооборот стал внедряться как в частных организациях, так и в государственных структурах. Сегодня это комплексные решения, максимально автоматизирующие деятельность компании, связанную с документооборотом.

Что такое СЭД и как она работает

Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированная информационная система, позволяющая рационально и легко организовать создание, передачу, согласование и утверждение документов в организации. Составляющими ЭДО являются:

  • специализированное программное обеспечение;
  • интернет;
  • электронная почта ‒ для оперативности связи;
  • локальная сеть и др.

СЭД может использоваться как внутри компании, так и между несколькими разными организациями.

Справка! Для использования СЭД только внутри предприятия необходимо приобретение лишь специального программного обеспечения и сетевого оборудования. Для ведения внешнего документооборота потребуется дополнительный сотрудник – оператор ЭДО.

Какие проблемы решает ЭДО

Электронный документооборот решает следующие задачи:

  • обеспечение прозрачности работы компании и эффективности управления, за счет автоматизированного контроля исполнения задач;
  • оптимизация, автоматизация бизнес-процессов и механизмов исполнения и контроля;
  • поддержка требований международных стандартов качества;
  • экономия ресурсов, путем сокращения расходов на картриджи, бумагу и прочие материалы;
  • поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации. Обеспечение кадровой гибкости за счет хранения истории работы сотрудника в организации;
  • облегчение контроля за движением документации;
  • осуществление протоколирования деятельности;
  • защищает от потери документации;
  • упрощение, удешевление хранения документов за счет наличия электронного архива.

Основные требования к электронному документообороту

Система автоматизации документооборота должна соответствовать основным требованиям:

  • удобный интерфейс и схема поиска документов;
  • грамотный контроль за исполнением документов и наличие системы их маршрутизации;
  • надежное хранение;
  • возможность создания аналитических отчетов;
  • поддержка выполнения канцелярских задач;
  • обеспечение полной информационной безопасности.

Современные СЭД снабжены функцией обработки обращений клиентов и прочими полезными инструментами, позволяющими решать задачи, необходимые каждой конкретной организации.

Плюсы и минусы СДО

Электронный документооборот, по сравнению с бумажным, имеет ряд преимуществ:

  • упорядочивание делопроизводства – невозможно присвоить одинаковые номера разным документам, т.к. они формируются автоматически;
  • наличие фильтров – поиск файлов возможен по множеству параметров;
  • отслеживание этапа прохождения документа. В любой момент можно узнать, кто именно работает с документом, на какой стадии он находится;
  • документ невозможно потерять. Даже если его удалили, всегда возможно восстановление;
  • шаблоны документов унифицированы;
  • максимально быстрая обработка документации. Не нужно носить документ из кабинета в кабинет для согласования. Это особенно удобно, если отделы организации расположены в разных зданиях;
  • сохраняются все версии документа – всегда можно проследить, кто и когда вносил в него изменения;
  • настраиваемые параметры и критерии распределения прав доступа к документам;
  • доступность документов круглосуточно, в любой точке мира, при наличии интернета. Работник может работать с документацией, находясь в командировке, отпуске или на больничном;
  • возможность планирования работы – после создания документа в программе указывается требуемая дата его исполнения;
  • экономия расходных материалов – не требуется распечатка большинства документов.

Из минусов можно выделить:

  • дорогостоящее программное обеспечение;
  • затраты на обучение сотрудников;
  • затраты времени на оцифровку уже имеющихся документов.

Как подключить

Процедура внедрения СЭД должна быть постепенной. Она состоит из нескольких этапов:

  1. Приобретение программного обеспечения и в случае необходимости дополнительной техники.
  2. Установка программы с последующей настройкой. Распределение прав доступа, маршрутов движения документов и т.д.
  3. Обучение сотрудников.
  4. Проверка и создание путей электронной связи между сотрудниками.
  5. Привлечение сотрудника для координации работы программы и решения технических вопросов или заключение договора с аутсорсинговой компанией.
  6. Оцифровка имеющихся бумажных документов.

Есть ли бесплатные сервисы

Программы электронного документооборота в основном платные и стоят достаточно дорого. Однако, существуют бесплатные сервисы, например, Alfresco и NauDoc. В этих системах предусмотрена как бесплатная, так и платная версия с большими функциональными возможностями. Важно, что срок использования бесплатной версии не ограничен.

Alfresco

СЭД Alfresco является лидером рынка систем электронного документооборота для предприятий больших размеров. В Европе, Америке и России ее успешно используют многие корпорации.

Важная информация! Основное отличие – возможность работы на любых платформах и с базами данных, созданными в любых программах.

Рис. 1. СЭД Alfresco.

  • возможное количество пользователей превышает несколько десятков тысяч;
  • объемы хранимых документов не ограничены;
  • установка дополнительного программного обеспечения на все компьютеры фирмы не требуется. Программа работает за счет сети Интернет, т.е. полностью web-доступна;
  • лучший, по сравнению с другими сервисами, интерфейс;
  • возможность работать с мобильных устройств.

NauDoc

NauDoc – система ЭДО, разработанная компанией NAUMEN. Она дает возможность управлять процедурой обработки документации, а также осуществлять контроль дисциплины исполнения, вследствие получаемых результатов о выполнении поставленных заданий.

Наличие возможности контроля в NauDoc позволяет давать задания своим сотрудникам прямо в системе, вести за их исполнением контроль, следить за сроками исполнения, отправлять документацию на согласование, а после отправлять уже согласованные документы другим пользователям СЭД. Программа позволяет настроить маршруты для определенного типа документов в автоматическом режиме.

Абсолютно все действия в программе проводятся посредствам web-интерфейса. Это дает возможность войти в систему в любом уголке планеты.

  • работает на любой операционной системе;
  • бесплатная базовая версия;
  • бесплатное обучение;
  • полноценный web-интерфейс;
  • открытый код.

Информация об основных сервисах

Сегодня на российском рынке представлены программы электронного документооборота между организациями и внутри них. Критерии выбора системы:

  • простота освоения;
  • функциональность;
  • качество учета российского законодательства;
  • уровень технической поддержки;
  • цена.

«Дело» – признанный лидер в своем сегменте в России и других русскоязычных государствах. Ее успешно используют для документооборота и делопроизводства как крупнейшие корпорации и холдинги, так и предприятия малого бизнеса.

  • отслеживание документации по всем этапам их перемещения;
  • шаблоны, простота и удобство в создании проектов;
  • функциональность и общая отлаженность системы.

Ознакомиться с работой системы «Дело» можно, посмотрев видео:

Стоимость системы зависит от используемой системы управления базами данных – Microsoft SQL Server или Oracle.

Таблица 1. Стоимость лицензии СЭД «Дело».

Показатель Количество рабочих мест
1-5 6-20 21-50 51-100
СУБД Microsoft SQL Server
Цена на 1 рабочее место, руб. 9 500 9 000 8 500 8 000
СУБД Oracle
Цена на 1 рабочее место, руб. 13 400 12 900 12 500 11 900

Логика

До 2012 года известная сегодня система «Логика» называлась «Босс-Референт». Смена названия не отразилась на качестве сервиса. Он по-прежнему надежен и функционален. Подходит для организаций любого размера.

Рис. 3. СЭД «Логика».

  • возможность конструирования сложных маршрутов движения документов.
  • высокий уровень защиты данных;
  • легкость освоения системы новичками;
  • гибкая и легкая в настройка. Модификация процессов обработки документации.

К минусам программы можно отнести неудобное разграничение прав доступа, в случае высокого уровня текучести кадров.

1С: Документооборот

Самая универсальная система для управления документооборотом организации. «1С: Документооборот» обеспечивает надежное и централизованное хранение документации любого формата, обеспечивает доступ к ней уполномоченных сотрудников.

Рис. 4. СЭД «1С: Документооборот».

  • четко работающий алгоритм поиска данных;
  • оптимальное сочетание цены и функциональных возможностей;
  • система хранения документов всех форматов – от графических и текстовых до аудио- и видеофайлов;
  • поддержка интеграции с внешними приложениями;
  • широкие возможности масштабирования, что позволяет успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.

Минусов только два:

  • сложность обучения даже для опытных пользователей;
  • высокие системные требования.

Таблица 2. Цены СЭД на 50 рабочих мест

Источники: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Справка! Цена системы «1С: Документооборот» рассчитана при условии, что компания уже использует программу «1С: Предприятие». В противном случае добавится еще стоимость серверной лицензии.

Не стоит думать, что электронный документооборот ‒ это гарантия мгновенного повышения доходности фирмы. Напротив, его внедрение может повлечь серьезные расходы и, как следствие, снизить прибыль. Не стоит необдуманно покупать лицензию СЭД. Особенно это касается небольших компаний. Однако, в случае больших организаций, высокой загруженности сотрудников, расширения бизнеса, электронный документооборот может существенно снизить затраты предприятия, и его внедрение окупится достаточно быстро.

Статья написана по материалам сайтов: www.cfin.ru, studfiles.net, onlainkassy.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector