Оформление документов при перевозках — Блог о логистике и перевозках

Оформление транспортных документов при самовывозе

В статье «Подводные камни самовывоза» («ЛОГИСТИК&система» №7/июль 2006) мы указали, что в случае EXW продавец должен выписать один товаросопроводительный документ – товарную накладную, а в случае FCA еще и оформить транспортные документы. Кто, когда, как и какие транспортные документы должен оформлять при доставке товара автомобильным транспортом? Какие бумаги подлежат возврату с исполнением и кто за это ответственен?

В данной статье речь пойдет только о внутрироссийских перемещениях товарно-материальных ценностей (хотя у ТМЦ есть новое название – материально-производственные запасы, но старое как-то ближе, да и в упомянутых нормативах фигурирует термин «ТМЦ»). Согласно действующему законодательству, на территории РФ документом на перевозку грузов автотранспортом является товарно-транспортная накладная (ТТН). ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозку на территории РФ. Документ, как правило, оформляется грузоотправителем, однако по согласованию сторон может составляться и перевозчиком.

В каких же случаях продавец должен формировать перевозочные документы? Как уже говорилось, это группа терминов F по Инкотермс 2000. Кроме того, если в договоре поставки товара указан базис поставки из группы терминов C или D, то к обязанностям продавца добавляется составление договора перевозки и его оплата.

Договор перевозки автомобильным транспортом может быть заключен как непосредственно с самим перевозчиком, так и через посредника. Я намеренно не уточняю правовой статус экспедитора, ибо это как раз и есть ключевое звено, и речь об этом пойдет ниже. И также намеренно не затрагиваю другие виды транспорта, поскольку большинство случаев аналогичны разбираемым.

ДОГОВОР ПЕРЕВОЗКИ С ПЕРЕВОЗЧИКОМ

Сначала разберем вариант, когда договор перевозки автомобильным транспортом заключен непосредственно с самим перевозчиком (группы терминов F, C или D по Инкотермс 2000). В этом случае все предельно просто. Независимо от того, кто заключает договор перевозки (продавец или покупатель), обязанность оформления (выписки) транспортного документа согласно действующему законодательству лежит на грузоотправителе, то есть на продавце (поставщике). При автоперевозках таким документом является товарно-транспортная накладная по утвержденной форме 1-Т.

В соответствии с пунктом 47 Устава автомобильного транспорта «грузоотправитель должен представить автотранспортному предприятию или организации на предъявляемый к перевозке груз товарного характера товарно-транспортную накладную. Она является основным перевозочным документом и по ней производится списание груза грузоотправителем и оприходование его грузополучателем. Грузы товарного характера, не оформленные товарно-транспортными накладными, автотранспортным предприятием или организацией к перевозке не принимаются. Типовая форма товарно-транспортной накладной и форма путевого листа, а также правила их заполнения утверждаются в порядке, установленном Советом Министров СССР» (см. врезку «Типовая форма ТТН»).

Согласно Инструкции о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, товарно-транспортная накладная должна выписываться в минимальном количестве, как правило, в четырех экземплярах. Первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю. Второй экземпляр ТТН передается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза. Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются автотранспортному предприятию или организации. Автотранспортное предприятие прилагает третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, к счету за перевозку и высылает плательщику – заказчику автотранспорта. А четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. Разделы ТТН представлены во врезке на стр. 63.Типовая форма ТТН

Типовая форма товарно-транспортной накладной и форма путевого листа утверждена Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, принятой сторонами: Минфином СССР No 156, Госбанком СССР No 30, ЦСУ СССР No 354/7, Минавтотрансом РСФСР No 10/998 от 30 ноября 1983 г. (в редакции постановления Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. No 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»). Стоит отметить, что указанным постановлением Госкомстата изменена и утверждена форма 1-Т, которая ранее была в Инструкции о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом. В упомянутой инструкции осталось приложение No 3 «Порядок изготовления, учета и заполнения товарно-транспортных накладных на перевозку грузов автомобильным транспортом».

Грузоотправитель может выписывать дополнительные экземпляры ТТН, количество которых устанавливается участниками договора. Кстати, при необходимости в любую форму, утвержденную Госкомстатом, можно вносить дополнения, например строки или столбцы, которых не хватает. Обратите внимание на то, что суммы в данной накладной указываются без НДС.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРИИ

ДОГОВОР ПЕРЕВОЗКИ ЧЕРЕЗ ПОСРЕДНИКА

ДОГОВОР ПЕРЕВОЗКИ ЧЕРЕЗ АГЕНТА

Если при заключении договора перевозки посредник выступает в роли агента (гл. 52 ГК РФ), то оформление транспортных документов (в нашем случае ТТН) целиком и полностью ложится на продавца. Тут все ясно и прозрачно: агент нашел транспорт и получил за это вознаграждение, все остальное – проблемы продавца.

Если агент заключает договор перевозки от имени клиента, то ТТН оформляет последний, поскольку ТТН и есть основная письменная форма договора перевозки. Сложность в данном случае состоит в подтверждении целесообразности оплаты услуг агента, особенно если расчеты за выполненную перевозку происходят напрямую от клиента к перевозчику, а дополнительных услуг никаких нет. Вот тут-то и пригодится возможность дополнять любую форму, утвержденную Госкомстатом. Например, можно внести в ТТН строку «Основание» и вписывать в нее агента и реквизиты договора с ним.

Если договор перевозки заключен от имени клиента, агент не может оформлять перевозочные документы от своего имени, даже если такое обязательство прописано в договоре. Ведь для оформления ТТН клиент должен передать ему ТМЦ, а это уже другой вид договора – экспедиторский.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРИИ

ДОГОВОР ПЕРЕВОЗКИ С ЭКСПЕДИТОРОМ

Правовой статус экспедитора (гл. 41 ГК РФ) при заключении договора перевозки груза требует более детального анализа. Чтобы разобраться в хитросплетениях законодательных норм, необходимо провести деление договоров транспортной экспедиции по ответственности. Международная экспедиторская практика представлена во врезке.

Согласно нормам российского законодательства, а именно статье 801 ГК РФ, экспедитор может заключать договоры перевозки как от имени клиента, так и от своего имени, что порождает в свою очередь различные правовые последствия для обеих сторон. Коренное отличие агента от экспедитора, заключившего договор перевозки от имени клиента, состоит в следующем. Для перевозки экспедитор обязан принять товар и выдать экспедиторский документ, свидетельствующий о том, что экспедитор товар принял и в дальнейшем право распоряжения товаром принадлежит исключительно экспедитору. В соответствии с пунктом 1 статьи 7 Федерального закона от 30 июня 2003 г. No 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» экспедитор несет ответственность перед клиентом в виде возмещения реального ущерба за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза после его принятия и до выдачи груза получателю. Разделы ТТН

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. Первый определяет отношения между отправителем и получателем груза и служит для списания ТМЦ со склада у грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя. Второй раздел отражает отношения грузоотправителя (заказчика автотранспортных услуг) с организацией – владельцем этого транспорта, выполняющим перевозку грузов. Он служит для учета транспортных работ и расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов и другим сопутствующим работам. Таким образом, ТТН позволяет выполнять одновременно несколько функций.

Полная цепочка передачи груза в данном случае выглядит так: поставщик (продавец) – экспедитор, экспедитор – перевозчик, перевозчик – экспедитор, экспедитор – получатель (покупатель).

Нужно отметить, что по Инструкции о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом товарно-транспортная накладная заполняется грузоотправителем. В данном случае грузоотправитель не поставщик (продавец), а экспедитор, поскольку договор перевозки груза с перевозчиком заключен от его имени. Соответственно за выписку и оформление ТТН для перевозчика ответственен экспедитор, а не поставщик (продавец). Для заполнения товарного раздела клиент обязан передать экспедитору всю информацию, касающуюся товара, например в документе «Поручение (заявка) экспедитору». ТМЦ передаются экспедитору по экспедиторскому документу, составленному в произвольной форме с соблюдением необходимых условий.

В соответствии с вышеупомянутой инструкцией грузоотправителем должно быть лицо, производящее списание ТМЦ. Так вот, полученные товарно-материальные ценности экспедитор как раз по ТТН и списывает. В сопроводительных документах, отправляемых с товаром (товарной накладной ТОРГ-12 и счете-фактуре), в графе «Грузоотправитель» указываются реквизиты экспедитора.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРИИ

В этом случае для подтверждения расходов по экспедированию в бухгалтерии потребуются следующие документы: договор транспортной экспедиции (необязательно), поручение экспедитору (заявка клиента), экспедиторский документ (экспедиторский сертификат перевозки, мультимодальный транспортный коносамент экспедитора, мультимодальная транспортная накладная экспедитора и др.), акт выполненных работ (необходим только в случае, если составление данного документа предусмотрено договором), счет-фактура (Когда экспедитор оказывает какие-либо услуги, эти операции не являются посредническими. Налоговая база по НДС определяется как стоимость услуги, и на эту сумму экспедитор должен выставить счет-фактуру.). Если накладную на перевозку для перевозчика выписывает сам экспедитор, то для подтверждения его взаиморасчетов с перевозчиком третий экземпляр должен вернуться к нему же. Покупатель подтверждает получение товара отправкой продавцу накладной ТОРГ-12 с исполнением.

О НЕКОТОРЫХ ОСОБЕННОСТЯХ

Если в договоре поставки есть ссылка на термин Инкотермс 2000 из группы D, экспедитор будет еще обязан возвратить ТОРГ-12 с исполнением как подтверждение выполнения иных услуг, связанных с организацией доставки грузов и обусловленных договором транспортной экспедиции. К иным услугам также относится участие в оформлении коммерческих и других актов в соответствии с установленными формами в случае прибытия грузов и перевозочных средств с недостачей, порчей или повреждением. На иные услуги экспедитор должен иметь полномочия, которые необходимо прописать в договоре. В этом случае предприятие, выделившее его, выдает ему удостоверение со ссылкой на документ, которым отправитель уполномочил данное предприятие участвовать в сдаче или приемке ТМЦ.

Если экспедитор и перевозчик – одно лицо, цепочка передачи груза выглядит так: поставщик (продавец) – экспедитор (перевозчик), экспедитор (перевозчик) – получатель (покупатель). В данной ситуации экспедитор как бы выполняет перевозку для собственных нужд. Предприятия, организации и учреждения, осуществляющие перевозки грузов для нужд своего производства на собственных и арендуемых автомобилях, также обязаны оформлять товарно-транспортные накладные формы 1-Т.

ДОГОВОР ПЕРЕВОЗКИ ОТ ИМЕНИ КЛИЕНТА

Товаросопроводительные документы при отправке через экспедитора, заключившего договор перевозки от имени клиента, должны быть оформлены следующим образом. В соответствии с пунктом 4 статьи 4 Федерального закона от 30 июня 2003 г. No 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» при приеме груза экспедитор обязан выдать клиенту экспедиторский документ. Также он обязан представить клиенту оригиналы договоров, заключенных им в соответствии с договором транспортной экспедиции от имени клиента на основании выданной последним доверенности.

В соответствии с пунктом 2 статьи 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной. В этой статье не названы лица, составляющие и выдающие транспортный документ. Порядок составления и выдачи накладной и других транспортных документов определяется транспортными уставами и кодексами. В соответствии с пунктом 47 Устава автомобильного транспорта товарно-транспортную накладную должен представить грузоотправитель. Так кто же в таком случае должен оформлять ТТН? Как заполнять строки «Грузоотправитель» и «Плательщик» в товарном разделе? И что писать в строке «Заказчик (плательщик)» транспортного раздела?

Выход из этой запутанной ситуации на самом деле довольно прост. Так как у поставщика (продавца) товар уже принял экспедитор, следовательно, грузоотправителем должен быть экспедитор. В строке «Грузоотправитель» делается запись следующего содержания: «ООО «Экспедитор» от имени ООО «Клиент» на основании доверенности No, дата (указываются реквизиты выданной доверенности)». В зависимости от указанного в договоре купли-продажи термина Инкотермс 2000 клиентом может быть как покупатель, так и продавец, В этом случае добавляется строка (опять пригодилась возможность вносить дополнения в любую форму, утвержденную Госкомстатом) «Экспедиторский документ», в которую заносятся реквизиты данного документа. Строку «Заказчик (плательщик)» следует разбить на две, если плательщиком будет выступать ООО «Клиент», а не ООО «Экспедитор», который является фактическим заказчиком и чей телефон и контактное лицо указывается в этой строке.

Это интересно:  Документы для смены прописки: перечень, порядок оформления, сроки

В накладной должна стоять подпись представителя экспедитора и печать последнего. ТТН оформляется в количестве пяти экземпляров. Два экземпляра перевозчик вместе с отрывным талоном путевого листа возвращает экспедитору, один экспедитор впоследствии обязан передать клиенту.

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРИИ

ЭКСПЕДИТОРСКИЙ ДОКУМЕНТ

Единственным белым пятном при отправке груза через экспедитора остается экспедиторский документ. Международного транспортно-экспедиторского законодательства нет, но активно формируется такое правовое поле на национальном уровне.

Законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности в России основывается на положениях главы 41 «Транспортная экспедиция» Гражданского кодекса РФ и Федерального закона от 30 июня 2003 г. No 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Федеральный закон определяет порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности: оказания услуг по организации перевозок груза любыми видами транспорта и оформлению перевозочных, таможенных и других документов, необходимых для осуществления перевозок грузов (далее – экспедиционные услуги). Закон впервые определяет экспедитора в качестве организатора перевозки грузов, что является значительным шагом вперед в правовом положении экспедитора как важного звена в продвижении груза (товара) от производителя к потребителю.

Статьей 2 Закона в систему правоотношений экспедитора и грузовладельца вводится понятие правил транспортно-экспедиционной деятельности. Правила транспортно-экспедиционной деятельности были утверждены постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. No 554 (с 25 ноября 2003 г., когда Минтранс России обнародовал их проект, прошло три года).

Проект правил содержит перечень и описание экспедиторских документов международного образца. По существу это документы, разработанные Международной федерацией экспедиторских ассоциаций (ФИАТА), представляют собой русскоязычные аналоги складской и экспедиторской расписок, экспедиторского сертификата перевозки, мультимодального транспортного коносамента экспедитора, мультимодальной транспортной накладной экспедитора. Ни один из перечисленных экспедиторских документов в российском законодательстве до сих пор не утвержден.

НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ПостЛогистика

Блог о современной логистике

Создание заявки на перевозку начинается с получения заказа от грузовладельца. Часто менеджеры записывают заказы в тетрадь и потом теряются в записях, руководитель тем временем не отслеживает нагрузку менеджеров и поэтому этого заказы проигрываются. Найти причины, почему клиенты уходят, когда нет единого списка заказов невозможно.

Работу с входящими заказами можно стандартизировать. Умная Логистика знает, как с помощью учета заказов можно настроить работу в транспортной компании на увеличение прибыли.

1) Записывайте информацию о заказе в специальной форме.

В Умной Логистике разработана готовая форма для создания заказа на перевозку. В ней уже учтены все параметры, которые менеджер должен узнать у клиента, прежде чем начать искать перевозчика (характеристика груза, ставка, цена и т. д.) Прямо во время звонка заносите информацию в форму заказа. С её помощью вы можете быть уверены, что менеджер ничего не упустит и примет заказ клиента должным образом.

2) Ведите учет выигранных и проигранных заказов.

Далеко не всегда заказ доходит до заключения заявки. Без ведения учета поступивших заказов посчитать, сколько заказов было выиграно и проиграно нереально.

В Умной Логистике каждому заказу можно присвоить статус Выполнен или Отменен и далее посчитать результаты, чтобы в дальнейшем компания могла устранить причины проигрышей.

Если заказ выигран — прямо из этой формы можно создать заявку на перевозку. Данные из заказа перенесутся в форму, что значительно сэкономит время менеджера на оформление заявки.

3) Перераспределяйте перевозки между сотрудниками.

Нередко один менеджер может сидеть без заказов, а в это время другой не успевает одному клиенту найти 20 машин. В результате компания рискует потерять крупного клиента. Мы рекомендуем руководителям контролировать входящие обращения, и в случае перегрузки менеджера перераспределять заказы между сотрудниками.

В Умной Логистике для таких ситуаций есть надёжный помощник — журнал заказов. С ним руководитель может отслеживать нагрузку персонала, а менеджеры – помогать друг другу, если они знают свободные машины по указанному маршруту.

Как с помощью создания заказов в Умной Логистике можно находить перевозчика за 2 минуты

С 1 ноября в Умной Логистике появилась новая бесплатная функция — поиск грузов.

При размещении заказа на перевозку в Умной Логистике, данные по заказу и контакты менеджера автоматически попадают в поиск грузов. Перевозчики, которые также пользуются Умной Логистикой будут видеть этот заказ и смогут связаться с менеджером для предложения сотрудничества. Менеджеру не нужно будет тратить время на размещение объявления на других сайтах — перевозчики будут находить его сами.

Сегодня Умной Логистикой пользуются более 2000 перевозчиков и с созданием поиска груза, мы планируем, что их количество резко вырастет.

А это значит, что транспортно-экспедиционные компании сократят время на создание заявок на перевозки. Кроме того, сами экспедиторские компании тоже могут находить в нём грузы и выступать в роли перевозчика. Ежедневно в поиск добавляется почти 1000 предложений от транспортных компаний.

Начните создавать заказы и получайте предложения от перевозчиков, не выходя из Умной Логистики!

1.6. Транспортная документация

Обобщенный перечень документов, сопровождающих груз:
– Товарно—транспортная накладная.
– Счет-фактура.
– Акт загрузки автотранспортного средства.
– Сертификат качества, если грузы имеют промышленное происхождение.
– Карантинный сертификат, если грузы имеют растительное происхождение.
– Сертификат о происхождении.
– Доверенность на перевозку.
– Накладные.
– Сводные ведомости (перечень мест, поштучный перечень продукции с заводскими номерами).

Будучи основным документом на перевозку груза, товарно-транспортная накладная также служит основанием:
– для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя;
– для оприходования этих товарно-материальных ценностей у грузополучателя;
– для учета транспортной работы и других услуг, предоставляемых транспортным предприятием для грузоотправителей и грузополучателей;
– для проведения расчетов между транспортным предприятием и его клиентурой за предоставленные услуги.
Товарно-транспортная накладная содержит следующие данные:
– дата и место составления накладной;
– наименование и адрес отправителя груза;
– наименование и адрес перевозчика;
– дата и место принятия груза;
– место, предназначенное для доставки (место назначения);
– наименование и адрес получателя груза;
– общепринятое обозначение характера груза и род его упаковки, а в случае перевозки опасных грузов – их обычно принятое обозначение;
– вес груза брутто или выраженное в других единицах измерений количество груза;
– число грузовых мест, наличие их специальной маркировки нумерация мест;
– платежи, связанные с перевозкой (провозные платежи, дополнительные платежи, таможенные пошлины и сборы), и другие платежи, взимаемые с момента заключения договора перевозки и до момента сдачи груза получателю;
– сведения о наличии инструкций, требуемых для выполнения процедуры таможенного оформления и других процедур.

Товарно-транспортная накладная может содержать также дополнительные данные:
– указание, что перегрузка в процессе перевозки не разрешается;
– платежи, которые обязан осуществить отправитель;
– сумма, подлежащая оплате при сдаче груза к перевозке;
– объявленная стоимость груза;
– инструкции отправителя перевозчику относительно страхования груза;
– согласованный сторонами договора срок, в течение которого осуществляется перевозка;
– перечень документов, переданных перевозчику отправителем груза.

Служит для оперативного учета. Путевой лист содержит следующие сведения:
1) фамилия, имя, отчество водителя;
2) номер водительского удостоверения;
3) фамилия, имя, отчество диспетчера, выдавшего путевой лист, и его подпись;
4) результат технического осмотра автотранспортного средства механиком;
5) результат медицинского осмотра водителя;
6) показания спидометра при выезде автотранспортного средства на маршрут и возврате с маршрута;
7) марка и количество выданного топлива;
8.) род перевозимого груза;
9) время выезда и возврата автотранспортного средства;
10) маршрут движения автотранспортного средства.

Перечень личных документов, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:
1. Служебный заграничный паспорт с действительными сроками въездных и выездных виз стран, по которым осуществляется поездка.
2. Удостоверение международного образца на право управления автомобилем.
3. Справка на право вывоза иностранной валюты.
4. Медицинский страховой полис.
5. Кредитная заправочная карточка (рекомендуется).

Перечень документов на автомобиль, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:
1. Путевой лист.
2. Свидетельство о регистрации автотранспортного средства в ГИБДД
3. Сертификаты пригодности автотранспортного средства к международной перевозке грузов по экологическим и техническим требованиям.
4. Свидетельство о допущении автотранспортного средства к международной перевозке грузов под таможенными печатями и пломбами
5. Талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД.
6. Документы о страховании гражданской ответственности владельца автотранспортного средства.
7. Разрешение на выполнение автомобильной перевозки на иностранной территории (выдается в АСМАП или стране нахождения).
8. Лицензионная карточка на право выполнения перевозок международном сообщении.
9. Свидетельство о допущении автотранспортного средства перевозкам скоропортящихся или опасных грузов (при их пере возке).
10. Карнета де пассаж (гарантия временного ввоза транспортного средства в страны Ближнего и Среднего Востока с последующим вывозом).
Сертификат выдается на каждую партию экспортируемого то вара, отгружаемого по одному перевозочному документу (накладной).
Сертификат качества выдается только на промышленные товары и составляется по установленной форме или форме, определенной заказчиком.
Сертификат о происхождении – это подписанная декларация, объявляющая страну происхождения товара.

Перечень документов на груз, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:
1. Книжка МДП (карнет Т1К).
2. Товарно-транспортная накладная (грузовой манифест СМR с прилагаемыми грузоотправителем спецификациями, сертификатами, санитарным паспортом и другими сопроводительными документами (сертификат качества, карантинный сертификат ветеринарный сертификат).
3. Грузовая таможенная декларация, оформленная грузоотправителем.
4. Справка о страховании ответственности перевозчика (копия страхового полиса).
5. Счет фактура на груз.
6. Лицензия на экспорт и импорт грузов от Министерства внешнеэкономических связей РФ.
7. Комплект накладных для обратной загрузки транспортного средства.

Документальное оформление в транспортной логистике: основные направления оптимизации

Оглавление

По прогнозам специалистов, рынок внутрироссийских грузоперевозок в 2017 году ожидает определенный передел в пользу крупных компаний. Введение нового налога, так называемого «Платона», в совокупности с повышением тарифов на топливо, транспортным налогом и введением тахографов послужило отправной точкой всероссийской забастовки дальнобойщиков. Дополнительные поборы вынуждают водителей большегрузов, ИП и малые компании, имеющих собственный транспорт, уходить с рынка транспортных услуг и даже менять род деятельности. В таких условиях крупному бизнесу необходимо искать новые пути снижения издержек, которые не окажут влияния на качество оказываемых услуг и позволят укрепить свои позиции на рынке. Один из вариантов – автоматизация документооборота между участниками отрасли и их клиентами.

Рынок транспортных услуг

Грузоперевозки – это огромная инфраструктура со своими правилами, законами и особенностями. Главная цель бизнеса здесь это своевременная доставка продукции с минимальными издержками. Оперативность и качество доставки груза зависят и от грамотного и правильно организованного процесса перевозки.

В России сегодня нет единой общепризнанной классификации игроков рынка логистики. Клиент, которому необходимо перевезти груз, может запутаться как в терминологии, так и в предоставляемых услугах. Даже сами компании, порой называя себя «транспортно-логистическими», предоставляют только услуги по перевозке. Чтобы легко ориентироваться в терминах, используемых представителями рынка логистики, давайте наведем в них порядок.

Логистика – часть экономической науки и экономической деятельности, основная задача которой состоит в продвижении товара и услуг от производителя к потребителю. Включает в себя подбор упаковки, упаковывание товара, выбор транспорта, выстраивание оптимального маршрута, организацию промежуточного хранения и многое другое.

Экспедирование предполагает сопровождение перевозимого груза, поиск подходящей спецтехники, оформление необходимых документов. Иначе говоря, экспедиторы – это, в первую очередь, люди, которые отвечают только за доставку груза (например, водители).

Транспортная логистика – это управление транспортировкой грузов, то есть изменением местоположения материальных ценностей с использованием транспортных средств с минимальными затратами, выстраиванием оптимального маршрута и подбором складов на пути следования груза.

Внутренняя транспортная логистика занимается внутрипроизводственными перевозками, а внешняя транспортная логистика занимается снабжением предприятий и сбытом их продукции. При традиционном подходе к транспортировке, информационный поток движется вместе с материальным потоком от грузоотправителя, через экспедитора по транспортным средствам, и далее от экспедитора к грузополучателю.

При таком подходе как транспортная логистика, к системе добавляется ещё один элемент – единый оператор интермодальных перевозок, который управляет информационным потоком и координирует действия.

Основными логистическими посредниками (третьей стороной — 3PL) для фирмы-производителя или торговой компании являются: перевозчики, экспедиторы, грузовые терминалы, склады общего пользования и другие юридические или физические лица, осуществляющие основные логистические функции или комплекс таких функций.

К вспомогательным логистическим посредникам обычно относят страховые и охранные фирмы, таможенных брокеров, сюрвейеров, банки и другие финансовые учреждения, осуществляющие расчеты за логистические функции/операции, предприятия информационно-компьютерного сервиса и связи и т.д.

Основные игроки на российском рынке

Условно на рынке логистики можно выделить три группы игроков:

  1. Транспортные компании (ТК) – чаще всего это региональные или оказывающие услуги на внутренних и международных направлениях компании, занимающиеся перевозкой грузов. Их задача – доставить груз в указанное клиентом место в заранее оговоренные сроки.
  2. Транспортно-экспедиционные компании (ТЭК) также занимаются организацией перевозок грузов. Являются посредниками между клиентом и перевозчиком, помогают в поиске исполнителя и транспорта, удовлетворяющих критериям перевозки груза, оказывают экспедиционные услуги. Сюда же мы можем отнести онлайн-площадки для поиска водителей и груза.
  3. Логистические компании оказывают услуги по транспортировке, обработке и, самое главное, по хранению грузов. Логистическая компания может стать выгодным партнером для тех организаций, которые планируют расширять рынки сбыта, снижать себестоимость товара за счет минимизации затрат на доставку, потому как в отличие от предыдущих игроков могут проводить в интересах клиента распределение товара до конечного потребителя. Данный вид услуги может в себя включать складирование, распределение товара по торговым точкам, поиск клиентов и др. Хорошая логистическая компания может заменить аналогичную службу предприятия и обеспечить полную логистическую цепочку от производителя до потребителя.
Это интересно:  Как открыть салон красоты с нуля: сколько стоит, с чего начать, какие документы нужны

Транспортные компании чаще всего владеют транспортом и сдают его в аренду транспортно-экспедиционным и логистическим организациям, а также могут осуществлять перевозки самостоятельно.

Основные перевозчики на рынке – именно транспортно-экспедиционные компании. Неудивительно, что именно они являются лидерами рынка логистики. ТЭК работают со множеством ТК и имеют возможность предоставить необходимый транспорт в тот момент, когда это бывает необходимо. Соответственно, ТЭК имеют возможность оказывать широкий спектр услуг, включая страхование, сопровождение, охрану груза, а также хранение и оформление необходимых документов.

Логистические компании также могут выступить в роли арендатора транспорта у ТК, однако это не означает то, что у них не может быть своего транспорта.

Оптимизация процессов

Основная задача транспортной логистики состоит в обеспечении технической, технологической и экономической сопряженности участников транспортного процесса.

Кроме этого, транспортная логистика имеет следующие задачи:

  • Создание транспортных систем в транспортной логистике, в том числе транспортных коридоров и цепей;
  • Совместное планирование транспортных процессов на различных видах транспорта;
  • Совместное планирование транспортного процесса со складским и производственным процессом;
  • Выбор вида транспортного средства;
  • Выбор типа транспортировки;
  • Определение рационального маршрута.

Принципы транспортной логистики – основная цель минимизация издержек на транспортировку и в том числе:

  • максимально полное использование грузоподъемности подвижного состава в логистике;
  • кратность транспортируемой партии груза, единицам заказа, отправки и складирования;
  • стандартизация тары;
  • экономия от масштаба и дальности перевозок содержит транспортная логистика;
  • концентрация грузопотоков на отдельных каналах — распределение и отказ от неэкономичных товаров;
  • доставка грузов точно в срок.

Для оптимизации логистики могут использоваться принципы «бережливого производства» LEAN и минимизации потерь на всех этапах и во всех процессах.

Lean Logistics – это комплекс методов и инструментов, направленных на создание вытягивающей системы в общей цепи логистики, но с акцентом на оптимизацию и улучшение процессов управления закупками и запасами, включая транспортную и складскую логистику.

Основной результат внедрения данных технологий – это оптимизация совокупной логистической стоимости в цепи поставок с одновременным повышением показателя дисциплина поставок.

Среди конкурентных преимуществ, позволивших целому ряду компаний в 2015—2016 гг. не только достаточно успешно работать в условиях экономической рецессии, но и усилить свои позиции на рынке ТЛУ, следует отметить наличие диверсифицированной клиентской базы, компетенций в организации перевозок сборных грузов, в обслуживании e-commerce и экспортного грузопотока. Большое значение имеют быстрая реакция на изменение спроса и географии грузопотоков, способность предложить эффективные решения для снижения логистических издержек и оптимизации процессов.

Направлениями оптимизации аналитиками указываются повышение уровня профессионализма и клиентоориентированности компаний, а также использование технологических решений для оптимизации процессов и повышения их управляемости.

Документальное оформление в транспортной логистике

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность. Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи – залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств. Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении.

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании –> оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) –> получение счета на оплату –> поступления денежных средств (предоплата) –> доставка товара –> оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) –> получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.

Транспортировка

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:

  1. Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
  2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
  3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
  4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

  • Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
  • Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
  • Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.

Также дополнительными документами могут быть:

  • Товарная накладная, прилагается, в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза
  • Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
  • Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД).

Хранение, размещение, отпуск

Состав документов, сопровождающих и регламентирующих порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

  1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
  2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
  3. Товарная книга
  4. Заказ-заявка
  5. Договор поставки
  6. Журнал регистрации заказов покупателей
  7. Карточки неудовлетворительного спроса
  8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку
  9. Счет-фактура
  10. Упаковочный ярлык
  11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию
  12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям
  13. Товарно-транспортная накладная
  14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия
  15. Заявки на автотранспортные перевозки
  16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств
  17. Карточка учета инвентарной тары
  18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции
  19. Карточка учета исполнения договоров поставки
  20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям

Посредничество в логистической цепи

Документальное оформление происходит и в процессе получения посреднических услуг, таких как

  • подбор автотранспорта
  • расчет маршрута
  • подбор и заключение договора с перевозчиком

Для этого используются документы: счет-фактура (СФ), акт, ТТН, ТОРГ 12 (только между ТК и грузоотправителем).

Бизнес-процессы и документальное оформление

Классическая схема бизнес-процесса грузоотправления

  1. Между грузоотправителем и ТЭК заключается договор на оказание услуг или договор разовой поставки.
  2. На стороне ТЭК определяется перевозчик, автомобиль, выстраивается маршрут, как итог присваивается фрахт– соглашение, предусматривающее перевозку грузов за оговоренную в договоре с перевозчиком оплату.
  3. ТЭК забирает груз и сопроводительные документы, в том числе ТТН (3 экземпляра).
  4. Осуществляется поставка.
  5. Грузополучатель ставит необходимые подписи на ТТН и отметки в пункте 16.
  6. Есть 2 варианта развития событий:
    1. Водитель ТЭК сообщает менеджеру о том, что груз доставлен, и если нет изменений, то формируется акт (на основании скана ТТН) и СФ.
    2. Водитель привозит все подписанные ТТН в офис компании, менеджер на их основании формирует акт и СФ и выставляет тем числом, когда была осуществлена выгрузка товара.
  7. Для наиболее быстрого получения оплаты все документы сканируются и отправляются грузоотправителю электронной почтой. Оригиналы документы отправляются чаще всего «Почтой России», или службами экспресс доставки документов (что получается достаточно накладно).
  8. Грузоотправитель осуществляет оплату, подписывает акт и отправляет его почтой в ТЭК.

Обязанности продавца и покупателя при обращении в ТЭК

Обязанности продавца Обязанности покупателя
Представление товаров в соответствии с договором (на основании договора купли-продажи должен предоставить СФ и др.документы, которые могут потребоваться) Уплата цены. Покупатель обязан уплатить предусмотренную договором купли-продажи цену товара.
Лицензии, свидетельства и иные формальности (Продавец обязан за свой счет и на свой риск получить любую экспортную лицензию или другое официальное свидетельство, а также выполнить, если это потребуется, все таможенные формальности для экспорта товара.) Лицензии, свидетельства и иные формальности. Покупатель обязан за свой счет и на свой риск получить любую импортную лицензию или другое официальное свидетельство, а также выполнить, если это потребуется, все таможенные формальности для импорта товара и для его транзитной перевозки через третьи страны.
Договоры перевозки и страхования
А) Договор перевозки. Продавец обязан заключить за свой счет на обычных условиях договор перевозки товара до согласованного пункта в названном месте назначения по обычному маршруту и обычно принятым способом. (Если предусмотрено)
Б) Договор страхования (если необходим)
Договоры перевозки и страхования
а) Договор перевозки. Нет обязательств
б) Договор страхования. Нет обязательств
Поставка. Продавец обязан предоставить товар перевозчику, с которым заключен договор перевозки, в соответствии с договором перевозки, а при наличии нескольких перевозчиков первому из них для транспортировки в названное место в установленную дату или в пределах согласованного срока. Принятие поставки. Покупатель обязан принять поставку товара сразу после его доставки и получить товар от перевозчика в названном месте.
Переход рисков. Продавец обязан нести все риски потери или повреждения товара до момента его поставки. Если иное не оговорено сторонами. Переход рисков. Покупатель обязан нести все риски потери или повреждения товара с момента его поставки. Товар должен быть надлежащим образом идентифицирован, то есть определенно обособлен или иным образом обозначен как товар, являющийся предметом данного договора.
Распределение расходов
Продавец обязан
— нести все расходы, связанные с товаром, до момента его а также оплатить фрахт и все расходы, включая расходы по погрузке товара и выгрузке его в месте назначения, которые согласно договору перевозки возлагаются на продавца
— оплатить, если это потребуется все расходы, связанные с выполнением таможенных формальностей для экспорта, как и другие пошлины, налоги и прочие сборы, подлежащие оплате при экспорте товара, и расходы, связанные с его транзитной перевозкой через третьи страны, в случаях, когда эти расходы согласно договору перевозки возлагаются на продавца.
Распределение расходов
Покупатель обязан
— нести все расходы, связанные с товаром, с момента его доставки
— нести все расходы, связанные с товаром во время его транзитной перевозки до прибытия в согласованное место назначения, за исключением случаев, когда они согласно договору перевозки возлагаются на продавца, и- оплатить расходы по выгрузке товара, за исключением случаев, когда они согласно договору перевозки возлагаются на продавца, и
— нести все дополнительные расходы вследствие невыполнения им обязанности дать надлежащее извещение с момента исчисления согласованной даты или с окончания согласованного срока для поставки. Условием, однако, является надлежащее соответствие товара договору. Это значит, что товар должен быть надлежащим образом идентифицирован, то есть определенно обособлен или иным образом обозначен как товар, являющийся предметом данного договора, и
— оплатить, если это потребуется, все пошлины, налоги и другие сборы, а также расходы на выполнение таможенных формальностей, подлежащие оплате при импорте товара, и, в случае необходимости, для его транзитной перевозки через третьи страны, если они не включены в расходы договора перевозки.
Извещение покупателю
Продавец обязан известить покупателя достаточным образом о том, что товар поставлен, а также направить покупателю любое другое извещение, требующееся ему для осуществления обычно необходимых мер для получения товара.
Извещение продавцу
В случае, если покупатель вправе определить срок отправки товара и/или пункт назначения, он должен надлежащим образом известить об этом продавца.
Доказательства поставки, транспортные документы или эквивалентные электронные сообщения.
Продавец обязан предоставить покупателю за свой счет обычный транспортный документ или транспортные документы (например, оборотный коносамент, необоротная морская накладная, доказательство о перевозке внутренним водным транспортом, воздушная накладная, накладная железнодорожного или автомобильного сообщения или накладная смешанной перевозки).В случае, если продавец и покупатель договорились об использовании средств электронной связи, упомянутые выше документы могут быть заменены эквивалентными электронными сообщениями (EDI).
Доказательства поставки, транспортные документы или эквивалентные электронные сообщения
Покупатель обязан принять предусмотренный транспортный документ, если он соответствует условиям контракта купли-продажи.
Проверка — упаковка — маркировка
Продавец обязан нести расходы, связанные с проверкой товара (например, проверкой качества, размеров, веса, количества), необходимой для поставки товара. Продавец обязан за свой счет обеспечить упаковку, (за исключением случаев, когда в данной отрасли торговли принято обычно отправлять обусловленный контрактом товар без упаковки), необходимую для организуемой им перевозки товара. Упаковка должна быть маркирована надлежащим образом.
Осмотр товара
Покупатель обязан нести расходы, связанные с любым предпогрузочным осмотром товара, за исключением случаев, когда такой осмотр требуется властями страны экспорта.
Другие обязанности
Продавец обязан по просьбе покупателя оказать последнему за его счет и на его риск полное содействие в получении любых документов или эквивалентных им электронных сообщений. Продавец обязан обеспечить покупателя всей информацией, необходимой для осуществления страхования.
Другие обязанности
Покупатель обязан нести все расходы и оплачивать сборы, связанные с получением документов или эквивалентных им электронных сообщений, а также возместить расходы продавца, понесенные последним вследствие оказания им помощи покупателю.
Это интересно:  С 2020 года новые правила перевода жилого помещения в нежилое. Необходимые документы

Проблемы работы с документами

Процесс Ответственный за процесс Проблемы
Обмен документами с перевозчиками. ТК: Руководитель отдела логистики, коммерческий департамент, Диспетчер погрузочно-разгрузочных работ, бухгалтерия. Потеря документов, длительная доставка документов при их исправлении, увеличение сроков взаиморасчётов с перевозчиком.
Обмен документами с грузоотправителями или грузополучателями (в зависимости от того, кто платит). ТК: Руководитель отдела логистики, коммерческий департамент, Диспетчер погрузочно-разгрузочных работ, бухгалтерия. Длительное доставка документов при корректировках, увеличение сроков поступления оплат за оказанные услуги.
Заключение договоров с новыми клиентами. Менеджеры по работе с клиентами. Оперативное подписание договоров. Повышение лояльности клиентов за счет оперативности. Менеджер быстрее получит профит о сделки.
Хранение документов Бухгалтерия, главный бухгалтер. Руководитель отдела логистики, коммерческий департамент, Финансовый департамент Сложность в подготовке в проверкам, сложность поиска документов в бумажном архиве.

Основные направления оптимизации

  • Ускорение обмена первичными документами и договорами c контрагентами (грузополучателями)и посредниками (интернет-магазины, торговые дома, станции ТО транспорта, магазины запчастей;
  • Снижение стоимости документооборота (экономия на расходах на почтовую отправку оригиналов документов, экономия на стоимости бумаги)
  • Перевод в электронный вид процессов отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов – сокращение времени обработки входящих документов;
  • Возможность быстрого внесения корректировок в документы, сопровождающие поставку;
  • Сокращение потерь документов;
  • Обеспечение прозрачности внутреннего согласования и подписания документов;
  • Обмен электронными документами нестандартных форматов (Например, МХ-1, МХ-2, МХ-3 и др., если необходимо воспользоваться услугами логистического центра, оставить груз на временное хранение)
  • Обмен торговыми и логистическими документами с использованием EDI (транспортный документ или транспортные документы (например, оборотный коносамент, необоротная морская накладная, доказательство о перевозке внутренним водным транспортом, воздушная накладная, накладная железнодорожного или автомобильного сообщения или накладная смешанной перевозки).
  • Автоматизация работы с первичными финансовыми документами (Акт выполненных работ/оказанных услуг, Счет-фактура, договор на оказание услуг/договор на оказание разовой поставки).
  • Удобная подготовка налоговой отчетности и переход от бумажных архивов к электронным;
  • Обмен электронными документами между основными и вспомогательными логистическими посредниками (стандартный набор документов, акты, счета-фактуры, договоры, счета).

Использование электронных документов и сервисов юридически значимого обмена

При использовании электронных документов и решаются многие вышеуказанные проблемы. Сервис обмена юридически значимыми документами (ЮЗЭД) позволяет избежать перечисленных издержек и оптимизировать процесс обмена документами между транспортной компанией и ее контрагентами.

Обмен электронными документами с заказчиком

Документооборот между транспортной компанией и отправителем груза представляет собой стандартный поток договорной и первичной документации. При этом документы по логистическим услугам (обработка и хранение грузов, таможенное оформление) также можно перевести в электронный вид.

С помощью сервиса обмена заказчик получает все документы в день выставления и может сразу же их подписать. Объем ручного труда на обработку сводится к минимуму — взаимодействие налаживается напрямую между учетными системами партнеров.

Схема обмена онлайн сервиса грузоперевозок с ТЭК, частными перевозчиками.

Сервис учитывает, что инициатором отправки груза может быть не производитель, а посредник, например, интернет-магазин или другая логистическая компания. Обмен документами с ними также возможен в электронном виде.

Схема обмена документами ТЭК с контрагентами

Обмен документами как часть сервиса транспортной компании

Каждая транспортная компания стремится обеспечить заказчикам сервис полного цикла: от доставки самого груза и до обеспечения всех сопутствующих процессов, включая хранение на складах. Обмен документами между заказчиками является отдельной услугой, которую можно осуществлять в электронном виде. В этом случае сервис обмена УЗЭД выступает платформой для новой услуги.

«Бумажные» тормоза

Сегодня огромное количество первичных учетных документов в области B2B переведены в электронный вид и с помощью операторов электронных счетов-фактур осуществляется их передача между контрагентами, однако о переводе ТТН в России пока ничего не слышно. На сегодняшний день с большинством грузополучателей, грузоотправителей и клиентов ТЭК уже обмениваются электронными счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ-12. Проблемной точкой остается только обмен ТТН – он происходит в бумажном виде. Тогда как, например, в соседней Белоруссии законодательство подстроилось под транспортную отрасль, и теперь ТТН передаются в электронном виде с помощью сервисов EDI с использованием электронной подписи.

Как известно, ТТН выписывается грузоотправителем как минимум в четырех экземплярах, каждый из которых подписывается. Водитель-экспедитор подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь с тем, что груз принят к перевозке и подтвержден факт передачи ответственности за сохранность груза ТЭК. Водитель-экспедитор забирает 3 экземпляра с собой, 4-ый остается у грузоотправителя. После сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают 3 экземпляра ТТН, тем самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой. На основании ТТН ТЭК в свою очередь выставляет акт заказчику перевозки, а для водителя рассчитывается заработная плата.

И именно на этом моменте возникает основная сложность: грузоотправитель ожидает оригинала ТТН и акта, но если, предположим, водитель доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того, чтобы довезти экземпляры ТТН до офиса компании, а если по пути следования будет взят следующий заказ – время осуществления взаиморасчетов между ТЭК и грузоотправителем значительно увеличивается.

В этой схеме присутствует еще одно заинтересованное лицо – клиент, обратившийся в транспортную компанию, которому необходимо осуществить отправку груза от грузоотправителя и доставить грузополучателю. В данном случае, клиенту, для подтверждения расходов на перевозку достаточно копии ТТН и оригинал акта выполненных работ по перевозке.

Оптимизируем процесс. Решение №1

Рассмотрим ситуацию. Если заказчик перевозки, грузоотправитель, грузополучатель и ТЭК уже обмениваются между собой электронными документами через сервис обмена, например, Synerdocs, то схема работы для них значительно не изменится.

Как и прежде, водитель заберет и доставит груз, все стороны подпишут соответствующие документы. Однако, существует возможность оптимизировать и ускорить процесс выставления акта за оказанные услуги.

  • Водитель, после подписания ТТН сторонами, вполне может сфотографировать оригинал документа и отправить в офис ТЭК.
  • В свою очередь, фото ТТН будет заверено усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) и отправлено вместе с актом и счетом на оплату в электронном виде заказчику перевозки через сервис обмена. Таким образом, гарантировано оперативное получение вознаграждения от заказчика перевозки.
  • Для того, чтобы обмен имел юридическую силу, должно быть выполнено важное условие, в договоре между грузоотправителем и транспортной компанией должно быть прописано использование документов по транспортировке в электронном виде, а именно то, что акт в электронном виде составляется на основании фото ТТН, которая в свою очередь является гарантом существования оригинала на бумажном носителе.
  • Чтобы защитить себя от рисков, стороны должны предусмотреть ситуацию невозврата оригинала ТТН, например, может производится возврат средств.

Еще одним преимуществом использования сервиса является возможность «отслеживания» груза отправителем. Когда грузополучатель подпишет товарную накладную или отправит уточнение по товарам, то отправитель будет уверен, что его груз доставлен, и это станет дополнительным основанием для выплаты вознаграждения ТЭК на основании копии ТТН.

Все документы на груз, такие как товарная накладная, счет-фактура, договоры, акты и многие другие могут быть отправлены в сервисе, с использованием квалифицированной электронной подписи за считанные минуты в соответствии с порядком обмена такими документами (обмен электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н).

Использование электронного документооборота не только значительно бы ускорило процесс получения вознаграждения за выполненные работы, но и оптимизировало бы в целом взаимодействие с контрагентами.

Электронная ТТН. Решение №2

Не так давно, в интервью отделу новостей ИА «Клерк.Ру», представители бизнеса выразили свое мнение по переводу ТТН в электронный вид и даже поделились вариантами реализации. Специалисты считают, что вопрос перевода такого документа в электронный вид будет вопросом самого ближайшего времени.

Когда компания желает избавиться от бумажных ТТН и вести весь документооборот в электронном виде, то конечно же, вопрос изначально встает о законодательном регулировании. Попробуем разобраться.

Действующее законодательство РФ не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности в рамках гражданских отношений на использование при оформлении сделок любого формата документа в электронном виде, в том числе и документа, подтверждающего перевозку, если он содержит все необходимые сведения и реквизиты.

В целом, по моему мнению, схема работы значительно не поменяется, а на стороне каждого из участников будет оригинал ТТН в электронном виде со всеми необходимыми подписями.

  1. Водитель-экспедитор может иметь доступ к реестру электронных документов через планшет/смартфон, также имеет возможность подписывать документы в сервисе.
  2. В случае наличия веских оснований для дополнительного осмотра инспекторами ГИБДД, водитель может иметь возможность предъявить электронные ТТН, или имеет одну ТТН в бумажном виде, распечатанную из сервиса с отметками о подписании документа электронной подписью.
  3. К тому же, если в сервисах появится возможность создания таких документов как акт передачи, то можно значительно ускорить процесс урегулирования споров, если по пути следования товар был поврежден.

Как выяснилось, основные вопросы по переводу ТТН в электронный вид связаны только с реализацией и доверием новым технологиям.

Выводы

Организация процесса работы с ТТН с целью ускорения взаиморасчетов, конечно, в основном лежит на плечах самих ТЭК, однако любой контрагент нуждается в надежном, проверенном перевозчике и своевременном получении всех документов.

Несомненно, есть множество нюансов при заполнении товарно-транспортной накладной в электронном виде, но они есть и на бумаге.

Используя сервис обмена для передачи документов компания получает ряд неоспоримых преимуществ:

  • Вы можете работать в привычной вам информационной среде и готовить документы именно там;
  • Все документы, отправленные в сервисе надежно шифруются;
  • Заверенные УКЭП и отправленные документы любых форм имеют юридическую значимость;
  • Доставка осуществляется за считанный минуты, сокращаются сроки исправлений и корректировок;
  • И конечно, значительно сокращается время взаиморасчетов с контрагентами, не говоря о экономии на бумаге и почтовых отправках.

Автоматизация внешнего электронного документооборота транспортно-экспедиционным компаниям откроет массу возможностей для оптимизации всех процессов, начиная от своевременности расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов и значительной экономией на бумаге.

Статья написана по материалам сайтов: b2b-logist.com, www.xcomp.biz, www.cfin.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector